De man achter/op het kerkelijk bureau

Zijn zoons noemen hem de tollenaar van Nunspeet. Hij is de spin in het web van Hervormd Nunspeet. Administrateur in de brede zin van het woord. Kent een hoog werktempo waardoor hij in zijn eentje het werk voor twee doet. Is wat zijn werk betreft van alle markten thuis. Begint al in november na te denken over de actie kerkbalans die eind januari gehouden wordt. Het gaat over Wim Eilander van het kerkelijk bureau. Hierbij een interview met hem.

1. Kun je iets over je zelf vertellen?
Ik ben geboren en getogen in Wapenveld. Daar heb ik ook de eerste jaren na mijn trouwen gewoond. Ik ben dus een echte Veluwenaar. In 1993 ben ik verhuisd naar Ermelo. Mijn vrouw Tryberte en ik hebben 5 kinderen waarvan er nog 3 thuis wonen, o.a. de jongste zoons (tweeling) die mij dus de tollenaar van Nunspeet noemen.
Ik heb een administratief-commerciële opleiding gevolgd.

2. Welk werk deed je hiervoor?
Ik werkte aanvankelijk als office manager bij een kleine organisatie in voedingssupplementen. Toen dit bedrijf werd overgenomen door een Deense organisatie werd ik daar boekhouder. Dat beviel toch eigenlijk niet zo en daarom heb ik samen met een collega een nieuw bedrijfje opgezet. Helaas mislukte dat.

3. Wanneer ben je in dienst getreden van onze gemeente?
Ik ben toen gaan solliciteren en kreeg de aanstelling als administrateur van de Hervormde gemeente Nunspeet. Daar ben ik half september 1996 begonnen. Het lag in mijn bedoeling dat ik dit werk 5 jaar zou doen, maar het bevalt zo goed dat ik eigenlijk nooit serieus meer heb overwogen weg te gaan.

4. Kun je iets vertellen over je werk?
Eigenlijk bestaat mijn werk uit vier poten:

  • De gehele financiële administratie: betalingen, factureren, begroting, opstellen van de jaarrekening, actie kerkbalans, verjaardagsfonds, etc.
  • De ledenadministratie: bijwerken van mutaties die ik binnenkrijg vanuit de landelijke administratie en van de gemeenteleden zelf, zoals geboortes en overlijdens. Ik werk die gegevens bij en geef ze door aan ouderlingen en predikanten. Ik verwerk verhuizingen, houd de jubilea bij die ik weer doorgeef aan de kerkenraden, etc.
  • De kerkbode: ik besteed daar gemiddeld 1 dag per 14 dagen aan. Van het verzamelen van de kopij tot het drukklaar maken.
  • Dan nog een groot aantal regelzaken: o.a. zaalverhuur, uitdraaien en verwerken van acceptgiro’s, huwelijksaanvragen, rouw- en huwelijksliturgieën, etc.
    Ik besteed ook bewust veel aandacht aan de sociale kant van mijn werk en probeer voor elk mens aandacht te hebben. Dat geldt bijvoorbeeld voor mensen die nieuw binnenkomen en voor zieken. Ik besef dat ik een visitekaartje voor de kerk moet zijn. Ons kantoor moet ‘warm’ zijn.

5. Dat is veel en veelzijdig werk! Kun je het in je eentje af?
Het is heel veel werk, maar ik doe het met groot plezier. In het begin deden we het met z’n tweeën. Nu heb ik hulp van Gerry (2 dagdelen) die zich m.n. bezighoudt met de liturgieën en de uitgifte van munten en Rick die allerlei hand- en spandiensten doet.

6. Wat zijn jouw werkzaamheden in het kader van de actie Kerkbalans?
In oktober begin ik na te denken over de opzet van de actie. Daarbij oriënteer ik me op de landelijke actie vanwege de media aandacht. In november schrijf ik de vrijwilligers aan (115) met de vraag of ze weer mee willen doen. Elk jaar is er wel weer een aantal afzeggers, waarvoor ik dan nieuwe mensen zoek. Een hele klus, maar het geeft veel voldoening als alle wijken weer voorzien zijn.
Ik begin dan ook aan de ontwikkeling van de folder, de toezeggingskaarten en de begeleidende brief, waarvoor de voorzitter van de AK en van het College van Kerkrentmeesters een stukje schrijven.Ik zoek ook het thema uit voor de folder. Dit jaar is dat ‘Mijn kerk verbindt’. De teksten schrijf ik grotendeels zelf. In die folder wordt uitgelegd wat er met het geld gebeurt, hoe de actie verloopt, wanneer de enveloppen weer worden opgehaald, etc. Ik zorg dat nog voor Kerst alle materialen zoals de begeleidende brief, folder, enveloppen, antwoordenveloppen etc. klaar liggen.

Begin januari begin ik met de uitdraai van de toezeggingskaarten op naam en adres van onze gemeenteleden. I.v.m. mogelijke mutaties doe ik dat zo laat mogelijk. Vervolgens vouwt een vrijwilliger alle papieren in een envelop en maakt setjes per wijk. Op de vrijdag voor de actie begint, liggen die setjes klaar. In totaal worden ruim 2.700 adressen aangeschreven. Ze worden op maandag 23 januari opgehaald door de vrijwilligers die ze ook bij de mensen afgeven en een week later weer ophalen. Dan heb ik wat betreft de actie een weekje rust.

Daarna begint in de eerste week van februari het grote tellen. Ik vul de toezeggingsbedragen in en daarbij controleer ik de bankrekeningnummers, of er al of niet een automatische incasso is en eventueel de maand(en) wanneer mensen aangeven te willen betalen. Daar besteed ik in die week al mijn tijd aan. Meestal ben ik vrijdagavond rond 19.00 uur klaar, zodat de eindstand op zondag aan de gemeente kan worden meegedeeld.

Nog een leuke anekdote die ik nu wel durf te vertellen. Het is al bijna 8 jaar geleden gebeurd. Op de laatste telavond, moest er nog één wijk binnenkomen. Ik begreep het niet, want volgens mij had ik deze vrijwilligster al lang gezien met haar opgehaalde enveloppen. Ik heb gewacht tot acht uur en haar toen toch maar gebeld. Nee, ze had haar wijk inderdaad donderdag al ingeleverd. Wat nu? Gelukkig bewaren we alle opengemaakte lege enveloppen bij het oud papier. Samen met mijn toenmalige collega hebben we in het magazijn achter alle oud-papier dozen leeggemaakt en gecontroleerd. En gelukkig vonden we daar een serie opengemaakte enveloppen, maar nog wel met de toezeggingskaarten erin! Vermoedelijk waren ze op de verkeerde stapel terechtgekomen. Omstreeks half tien kon ik toen eindelijk de eindstand bekend maken.

7. Als je een sterke kant van onze gemeente zou mogen noemen, wat zou dat dan zijn?
Ik denk m.n. aan de manier waarop de verschillende wijken met elkaar samenwerken. De mensen hebben hier oog voor elkaar, ondanks de verschillen. Hopelijk blijft dat zo in de toekomst.

8. Wil je zelf nog iets kwijt?
Ik heb het heerlijk naar mijn zin, vind het heel mooi werk en heb geen behoefte aan iets anders. Het is ook werken in het Koninkrijk van God.